内部統制基本方針

パルシステム連合会は、組合員の信頼、社会の期待に応えていくため、「正直」「公開」「社会的責任」「他者への配慮」という協同組合員の倫理的価値を組織として体現することをめざしていきます。
このためには、経営の基盤となる「コンプライアンスの徹底」「財務報告の信頼性の確保」「資産の保全」「事業の有効性と効率性」を維持していくことが重要です。
パルシステム連合会では、これらの基盤を維持し、強めていくため、「内部統制システム構築に関わる基本方針」を制定しました。以下はその全文となります。

内部統制基本方針

パルシステム生活協同組合連合会(以下「当会」)は、「心豊かなくらしと共生の社会を創ります」という基本理念のもと、2003年12月に「行動規範」を定め「誠実な組織を築き、信頼される正直な事業を実践します」という宣言を行いました。
当会は、この実践として「正直」「公開」「社会的責任」「他者への配慮」という協同組合(員)倫理の組織的な具現化の取り組みを更に進めます。そしてその前提として「コンプライアンスの徹底」、「財務報告の信頼性の確保」、「資産の保全」、「事業の有効性と効率性」の4つの目的の達成が不可欠と考え、そのための内部統制システム構築に関わる基本方針を、以下のように定め、その体制を整備します。

1.理事、執行役員および職員の職務の執行が、法令および定款等に適合することを確保するための体制

(1)
当会は、理事、執行役員および職員が法令および定款等を遵守し、協同組合(員)の倫理を堅持して職務を執行する組織風土を守り育てるため「行動規範」および必要な諸規程、基準等を制定します。
(2)
理事、執行役員は「行動規範」の遵守を宣誓するとともに、法令および定款、諸規定、基準等に従い、パルシステムグループにおける協同組合倫理の遵守と浸透を率先垂範します。
(3)
理事会は、当会の執行役員および職員が法令および定款等を遵守し、「行動規範」を実践するための体制を構築します。
(4)
理事会は、当会の執行役員および職員の職務の執行が法令および定款等に適合し、中期経営計画における事業理念、組織理念に沿った実践となっているか、その執行状況の点検と必要な是正を行います。
(5)
当会は、当会および子会社の職員、社員のコンプライアンス意識の定着と徹底を推進するため、コンプライアンス室を設置して職員、社員に対する継続的な教育を行います。
(6)
当会は、「コンプライアンス委員会運営規程」にもとづき、代表理事のもとに組織外の弁護士・有識者をまじえた「コンプライアンス委員会」を設置します。「コンプライアンス委員会」は、当会における「行動規範」の実践状況の点検を行うとともに、問題が認められた時は、必要な意見具申を代表理事に対し行います。
(7)
当会は、「相談窓口運用管理基準」にもとづき、当会および子会社の職員、社員を対象に、組織外の弁護士を含む内部通報窓口を設置します。相談を理由にした相談者への不利益な扱いは行わず、またその事実が「行動規範」に抵触する重要な情報である場合は、速やかに「コンプライアンス委員会」に報告します。
(8)
当会は、「内部監査規程」にもとづき、代表理事のもとに内部監査部署を設置し、当会の事業執行が、法令、定款および諸規程等に沿った適正なものとなっているか適宜、必要な内部監査を実施します。
(9)
当会は、「公認会計士監査規約」にもとづき、公認会計士または監査法人による監査を受け、その監査報告書を総会に開示します。
(10)
反社会的勢力との取引を遮断するために、教育、契約書類の改定等、必要な体制整備を進めます。

2.理事および執行役員の職務の執行に関わる情報の保存および管理に関する体制

(1)
当会は、「文書管理規程」にもとづき、理事および執行役員の職務の執行に関わる情報について、管理対象とする文書、保存年限、保存形態、発生部署、保存管理部署および保存場所等を明確にして、管理を行い、関係資料とともに保存します。
(2)
当会は、「情報開示規則」にもとづき、当会の事業および財務の状況に関する情報の開示範囲および非開示の基準を設け、その適切な管理を行います。
(3)
内部監査部署は、理事および執行役員の職務の執行に係る情報の保存および管理状況について監査を行います。監査を受けた保存管理部署は、その改善の必要がある場合は、速やかに必要な是正措置を行います。

3.リスク管理に関する規程その他の体制

(1)
当会は、当会の基本理念にもとづく事業運営に重大な影響を及ぼす可能性のあるリスクに的確に対処すべく「リスク管理規程」を定め、代表理事のもとに「リスク管理委員会」を設置します。「リスク管理委員会」は、当会および子会社の横断的なリスクマネジメント体制の構築推進および各部門の事業リスクの抽出を行い、かつ重要度に応じた分析を行って、代表理事に必要な報告を行います。
(2)
代表理事および各部門の執行役員は、当会の事業活動におけるリスクを正しく認識し、年度事業計画および中期事業計画においてその影響を必要最小限に低減するための必要な措置を取ります。
(3)
当会は、「パルシステム商品政策」にもとづき、食品をはじめとする供給商品の安全に関わる必要な規程、基準等を制定し、その実践を行います。
(4)
当会は、基幹ITシステムの保全のために必要な方針と手順を定め、「情報セキュリティ委員会運営規程」にもとづき、理事会のもとに「情報セキュリティ委員会」を設け、その実践について必要な点検と教育を行います。
(5)
当会は、会員生協を含めたパルシステムグループにおける個人情報の保護と適切な管理を行うため「パルシステムグループ個人情報保護方針」を定め、その実施に必要な規程、基準等を制定します。また理事会のもとに「個人情報保護委員会」を設け、その実践について必要な点検と教育を行います。
(6)
当会は、出資、有価証券および固定資産の取得または売却に当たっては、その効果とリスクに対する十分な調査と評価を行い、法令および定款等を遵守するとともに「決裁基準に関する規程」等に定める合議を経て実行します。
(7)
当会は財務報告の信頼性に関わるリスクを低減するため、金融商品取引法の枠組を参考とした財務報告の適正性を確保する取り組みとして、良好な統制環境を保持しつつ、全組織的統制および財務報告の信頼性に重大な影響を与える重要な業務プロセスの統制活動を推進します。当会は、「内部統制基本規程」を制定し、財務報告に係る内部統制の整備及び運用に関する基本的な枠組みを定め、その整備状況と運用状況について有効な評価および適正な統制ができるよう体制の整備を進めます。
(8)
当会は、商品事故、大規模災害等の非常事態に対応した緊急対応計画を予め定め、その適切な対応を準備します。
(9)
内部監査部署は、当会のリスク管理体制について監査を行います。監査を受けた部署は、その改善の必要がある場合は、速やかに必要な対策を講じます。

4.理事および執行役員の職務の執行が効率的に行われることを確保するための体制

(1)
当会は、理事の職務の執行が効率的に行われるために「理事会規則」を定めます。
(2)
当会は、「常任理事会規則」にもとづき、理事会のもとに「常任理事会」を設置し、理事会に付議すべき事項の整理および理事会の円滑な運営に向けた調整を行い、理事会の効率的な運営に努めます。
(3)
当会は、「理事政策会議運営規程」に基づき、理事会のもとに「理事政策会議」を設置し、予め、理事会に付議すべき事項の論議、事業戦略に関わる事項および政策立案に関わる事項の論議と課題整理を行い、理事会の論議を深めるとともに効率的な運営に努めます。
(4)
理事会は、当会の事業執行の効率化を図るため、「執行役員規則」にもとづき、執行役員を選任し、当会の業務執行の一部を委任します。理事会は、執行役員に理事会への出席を求め、説明、意見および各担当業務の執行と達成状況に関する定期報告を求め、必要に応じその是正を指示します。
(5)
当会は、執行役員が業務を効率的に行うため「執行役員会規則」を定めます。執行役員会は、理事会の決定した方針にもとづく、事業、経営に関する重要事項を協議し、専務理事の指示のもとに当会の業務を執行します。
(6)
当会は、事業運営に関わる理事および執行役員の意思決定の効率化と適正化のため、各種委員会および「主要会議開催基準」にもとづく重要会議を設置します。
(7)
専務理事は、「業務分掌規程」、「業務分掌基準」により、各部門の職務権限を予め明確にして各部門長に効率的かつ適切な事業執行を行わせます。
(8)
当会は、「情報システムの基本方針」にもとづき、IT活用による、事業活動全般の効率化、中期経営計画に沿った経営課題の解決および財務諸表の信頼性確保に関する貢献の可能性を正しく認識し、その戦略的構築を積極的に進めます。
(9)
内部監査部署は、当会の事業活動の効率性および有効性について監査を行います。監査を受けた部署は、その改善の必要がある場合は、速やかに必要な対策を講じます。

5.当会および子会社における業務の適正を確保するための体制

(1)
子会社等の設立、解散、出資、所有株式の譲渡、役員派遣、その他子会社等に対する重要な方針および事項は、理事会で協議し決定します。ただし、子会社等の設立にあたってはその目的が明らかとなる事業概要を総会に提出し、その確認を得て行います。
(2)
当会は、「子会社等管理規程」にもとづき、子会社等の年度予算計画、投資、融資、債務保証等の重要な経営事項について事前協議を行い、当会の執行役員会の合議を踏まえた適切な指導を行って、当会の事業目的に沿った相互の健全な発展を推進します。
(3)
専務理事は、「連合会・子会社常勤役員会議運営基準」にもとづき、「子会社常勤会」を定期的に招集して、子会社の常勤取締役から経営概況および事業の状況の報告を受けるとともに、子会社等の業務の適正を確保するため、必要に応じてその是正を指示します。
(4)
専務理事は、担当執行役員に命じて、当会の子会社等の常勤取締役に対し、本「基本方針」に準拠した体制の整備を推進するための指導、支援を行わせます。
(5)
内部監査部署は、子会社等の業務の適正を確保する体制について監査を行います。監査を受けた子会社等は、その改善の必要がある場合は、速やかに必要な対策を講じます。

6.監事がその職務を補助すべき職員を置くことを求めた場合における当該職員に関する事項および監事監査が実効的に行われることを確保するための体制

(1)
当会は、監事による監査の実効性を高め、監査職務の円滑な遂行を確保するため、「監事監査規則」にもとづき、監事の職務を補助する部署として、監事会事務局を置きます。
(2)
監事会事務局に任ぜられた職員は、監事の命を受け、監事会の運営に関する事務および監事の職務を補助します。
(3)
監事会事務局員は、原則専任とし、監事の職務を補助し得る十分な知見、能力を有する者とします。
(4)
監事会事務局員の理事会からの独立性を確保するため、当該職員の人事に関する事項は、特定監事が代表理事と協議し、監事会の同意を得て行ないます。
(5)
監事は、監事監査の実効性ある監査意見を形成するため、当会および当会子会社等の公認会計士監査に随時立会い、必要な情報を得るものとします。
(6)
監事は、当会の重要な意思決定の過程および重要な業務の執行状況を把握して、実効性ある監査意見を形成するため、当会の理事会に出席するとともに、理事会以外の重要な会議にも必要に応じて出席し、必要な意見を述べることができます。

7.当会の理事及び職員並びに子会社の取締役及び社員の当会監事への報告に関する体制

(1)
当会の理事、執行役員および職員並びに子会社の取締役および社員は、監事の要請に応じ、当会および子会社等の事業の執行状況等について報告を行います。
(2)
内部監査部署は、内部監査の結果を監事に報告します。
(3)
当会の理事、執行役員および職員並びに子会社の取締役および社員は、当会および子会社等の重大な法令、定款違反および重大な「行動規範」違反の事実その他当会の事業目的の執行に重要な悪影響を及ぼす事実を知った時は、すみやかに監事にその報告を行います。
(4)
当会および子会社は、監事への報告について、報告者が不利益な扱いを受けることを禁止し、報告者を保護します。

2008年11月28日制定
2008年11月28日施行
2011年11月25日改定
2016年2月26日改定

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